Gestion numérique des factures

6 octobre 2025

Étude de cas | Ville de Carignan

CONTEXTE

La Ville de Carignan cherchait à moderniser ses processus administratifs et à gagner en efficacité. Le traitement manuel des factures fournisseurs ne convenait plus – les délais, les erreurs possibles, les coûts liés à l’impression et à l’archivage papier constituaient un frein dans la fluidité des processus municipaux.

Face à ces défis, la direction générale a vu dans la Gestion numérique des factures une occasion de transformer en profondeur le cycle de vie des factures, tout en renforçant la traçabilité et la conformité aux politiques internes.

DÉCISION ET MISE EN OEUVRE

Pour atteindre ces objectifs, Carignan a choisi d’implanter le nouveau module de Gestion numérique des factures d’Aurora, développé par PG Solutions.

Un facteur clé de succès a été rapidement identifié : l’utilisation immédiate par l’ensemble des services municipaux. Afin de maximiser cette appropriation, une rencontre de lancement a réuni toutes les équipes concernées. Cette approche collaborative a permis de présenter la solution et de répondre aux interrogations en temps réel.

Dès le premier jour, le nouvel outil a été intégré aux pratiques quotidiennes des services municipaux. Le module a permis de :

• Automatiser la lecture et l’extraction des données clés des factures (numéros, montants, taxes, dates);
• Centraliser et suivre chaque étape du cycle de vie des factures, jusqu’à l’intégration dans le système financier municipal (SFM);
• Décentraliser le traitement entre les services tout en conservant un contrôle centralisé;
• Réduire les interventions manuelles grâce aux autorisations automatisées selon des seuils monétaires et la présence de bons de commande;
• Améliorer la collaboration grâce à une interface intuitive et à une gestion claire des rôles.

RÉSULTATS

Les impacts positifs se sont fait sentir immédiatement :

• Réduction significative des délais de traitement et diminution des erreurs humaines;
• Traçabilité complète et contrôle accru des processus financiers;
• Diminution des risques de perte ou de duplication de factures;
• Amélioration de l’accessibilité et du partage des documents entre services;
• Élimination quasi complète du papier, baisse des coûts d’impression et d’archivage, réduction de l’empreinte environnementale;
• Disparition des dossiers papier et libération de l’espace physique dans les bureaux.

La Ville de Carignan a fait plus qu’automatiser ses factures : elle a transformé un processus administratif complexe en un expérience simple, fluide et durable, parfaitement adaptée à ses réalités opérationnelles. Grâce à Aurora, la municipalité bénéficie d’une solution intuitive qui s’intègre naturellement à son système financier et répond concrètement aux besoins quotidiens des équipes.

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